Hoy debido a la pandemia del Coivd-19 muchas somos las empresas y profesionales que nos vemos obligados a teletrabajar, pero trabajar desde nuestra casa puede tener dificultades organizativas y de comunicación.
Teletrabajando las empresas de hoy en día necesitamos seguir en contacto con proveedores, clientes y compañeros de trabajo a fin de poder seguir desarrollando nuestro trabajo dentro de la “normalidad” y de la “eficacia”.
Todas las empresas, quien más quien menos, tenemos diferentes herramientas y procesos para organizar nuestro trabajo y para comunicarnos, aunque muchas veces estas no sean ni las más efectivas ni las mejores que debemos usar.
Y esto es lo que nos ha ocurrido al equipo de Sephor Consulting, acostumbrado a trabajar juntos y de forma de colaborativa, el confinamiento nos ha obligado a encontrar nuevas fórmulas de trabajo.
Cuando comenzó el teletrabajo, continuamos con las herramientas “clásicas”, las que usábamos en nuestra oficina cuando trabajábamos de manera presencial; nuestro WhatsApp, Wunderlist y el teléfono pensamos que serían suficientes para continuar trabajando de manera productiva, igual que lo hacíamos en nuestra oficina.
Pero no, estas herramientas pronto nos resultaron insuficientes y tras una primera semana de adaptación y trabajo, una nube de caos se cernía en nuestros trabajos, dejando cosas sin hacer o teniendo que repetir las cosas varias veces. Esto crea un gran desasosiego tanto a los que dirigimos como al equipo en general.
Esta situación me llevo a buscar nuevas alternativas de comunicación que nos permitieran ser más eficientes. Y la solución vino de la mano de Slack, una aplicación para poder comunicar y coordinar grupos de trabajo que se encuentren en diferentes proyectos de una manera ágil y sencilla.
Resumiendo, el funcionamiento de la aplicación podríamos decir que Slack es una aplicación de chat donde elegimos el grupo de personas que queremos comunicarnos. Una vez seleccionado el grupo de personas vamos creando canales, similares a los grupos de WhatsApp, creados cada uno de ellos para los diferentes proyectos / áreas de la empresa y donde los mensajes no se entremezclan.
El problema que nos encontrábamos en el WhtasApp de la saturación de mensajes y la mezcla de estos en los grupos, los canales de Slack lo solucionan. Slack nos permite crear un canal cada vez que lo necesitemos.
Y como accedemos a Slack, pues como suele pasar lo único que debemos hacer es registrarnos en su web slack.com y tras darnos de alta decidir donde vamos a usar la aplicación, si el entorno web, la aplicación de escritorio o la app para tablets y móviles. Los que me conocéis ya sabéis que yo siempre que podáis os recomiendo que uséis la aplicación de escritorio.
A partir de que nos hallamos dado de alta crearemos los canales de comunicación independientes que necesitemos, e iniciar nuestras conversaciones en cada uno de ellos. Además, en cada uno de nuestros canales podemos invitar a la personas que queremos que se agreguen a ellos de nuestro “universo” de Slack.
Pero algo realmente útil es que podemos crear un equipo de trabajo de una manera muy simple, de manera que conforme vayamos creando canales todo el equipo se irá incorporando a las conversaciones a no ser que decidamos que no se unan.
Nosotros desde Sephor Consulting hemos creado el equipo de proyectos y vamos añadiendo los canales de los proyectos/clientes en los que vamos trabajando, lo que nos permite tener un repositorio de información de cada proyecto o cliente.
Como todo este tipo de herramientas Slack tiene una cuenta gratuita, la que estamos en estos momentos usando, y cuentas de pago. La cuenta gratuita te permite tener un histórico de hasta 10.000 mensajes, los cuales al menos de momento son muchos má de los que vamos generando.
Pero además es que Slack te permite tener conversaciones “privadas”, buscar mensajes o contenido en los canales que tengas creados, mirar los “hilos” pendientes que tengas de conversaciones y muchas aplicaciones orientadas a facilitar la recuperación de la información en nuestros canales.
Navegando por la aplicación también hemos descubierto que Slack nos da la posibilidad de añadir aplicaciones “colaborativas” del tipo de Dropbox, Calendar o Zoom para poder compartir con nuestros equipos.
Así que Slack se convierte en una buena herramienta de comunicación para los equipos o grupos de trabajo; os animo a que la exploréis y espero que como nos ha pasado a nosotros os ayude a ser más productivos.
