Cuando nos ponemos a hablar del momento en el que nos encontramos tecnológicamente creo que ya no podemos hablar de «revolución digital», que ya está superada y ahora mismo nos encontramos más bien dentro de una «vida digital» completa.
Primero fue la música, pasando de los soportes analógicos, como vinilos y cassettes, a los CDs, que ahora ni tan siquiera escuchamos desterrados por dispositivos MP3, iPods y conexiones a Spotify.
Con el cine está ocurriendo algo parecido; el VHS ha quedado en el recuerdo, pero también lo están haciendo los DVDs… la gente ya se «baja» sus películas en xVid o Divx para cargarlas en un «pincho» y conectarlas a su televisión. Las emisiones por internet están cobrando importancia: ver la televisión a la carta en las principales cadenas o vídeo-clubs online como iTunes o Wuaki.tv es algo que cada día viene siendo más habitual. Por no hablar del papel y los libros, que dejan paso al libro electrónico.
Pero esta evolución no será posible si no tenemos un acceso ágil a dichos contenidos, entendiendo por acceso ágil no solamente que el acceso sea rápido, a buena velocidad -que cada día es mejor tanto en conexiones ADSL (domésticas) como en 3G (móviles)-, sino poder acceder a ellos desde «cualquier» lugar y dispositivo.
Además, la «posesión» de contenidos digitales permite que por fin consigamos «tener en orden» algunos de ellos, pues muchas veces estos se van a ordenar solos.
Es sencillo tener listas de reproducción musicales ordenadas «al gusto», pero mantener el orden en los CDs de nuestra estantería puede ser más complicado, llegando a convertirse en una labor «titánica».
Y ahora le llega el turno a los papeles. ¿Cuánto tiempo llevamos escuchando cosas como la oficina sin papel o la e-factura?… pero cada día tenemos más papeles en nuestra vida «cotidiana».
Así que lo que os propongo es algo mucho más sencillo: digitalizar sí, pero hacedlo vosotros mismos con vuestro «papeleo» diario.
Fue hace unos días en una charla de la empresa Twindocs a la que acudí, donde comentaron la idea, y la verdad es que me pareció muy buena.
Todos tenemos en casa “montañas” de papeles: facturas de servicios (luz, agua, teléfono), nóminas, contratos, comunicaciones oficiales, garantías de “aparatos” … y en el mejor de los casos “ordenados” en alguna carpeta de fuelle donde almacenamos papeles y papeles.
¿Y qué opción podemos tener para tenerlos ordenados y accesibles? ¿Cómo deshacernos del papel sin perder la información para el día que la necesitemos?
Pues una vez más la solución viene de la “nube”, de Internet y de los servicios de almacenamiento compartido que actualmente existen.
La opción pasa por escanearlos y “subirlos” al sistema de almacenamiento online que tengamos disponible, ya sea este Dropbox, Google iDrive o Twindocs.
La clave no es tanto a qué almacenamiento subirlo, sino el tener en cuenta que dicho almacenamiento debe estar disponible desde “cualquier” lugar y por “cualquier” dispositivo, a poder ser disponiendo de un cliente móvil que nos permita recuperar los documentos en él de una manera rápida y sencilla.
Algunos servicios de almacenamiento en “la nube” como es el caso de Twindocs ya nos ofrecen una posible estructura para dicho almacenamiento, y en otros más generalistas somos nosotros quienes la debemos crear.
Pero en definitiva una buena solución para reducir el papel, mantenerlo todo ordenado, y disponible en todo momento.
