Tengo varias cuentas de correo que he de atender y que hacen que mi trabajo con el email haya veces que se vuelva muy duro, que se complique y que me encuentre con mucha información que debo procesar día a día.
Cuando llegué a más de 3.500 emails en mis bandejas decidí que debía hacer algo para gestionar mi mail, para intentar conseguir mayor productividad y efectividad.
Lo primero que tenía claro era que para gestionar varios buzones de manera efectiva necesitaba tener un único punto de lectura, y por esa razón decidí usar Outlook como lector de mi correo.
Dentro de Outlook veo mis “buzones” y puedo sincronizarlos con mis diferentes servicios de mail.
Partiendo de la base de que en la bandeja de entrada deberíamos tener solamente el correo sin procesar, la organización en las carpetas dentro del Outlook se hace fundamental a la hora de “ordenar” y gestionar el email.
Así pues, una buena medida es trasladar desde nuestra bandeja de entrada todos aquellos mails que ya hayamos procesado a carpetas que creemos, lo que hará que esto quede más ordenado.
Otra buena opción es el uso de “reglas “de correo, sobre todo para newsletteres y correos informativos; nos permitirán almacenarlos en carpetas u ordenarlos a fin de que no ensucien nuestro Inbox.
También deberíamos marcar como spam o como correo electrónico no deseado aquel que realmente no lo sea, una práctica a veces pesada pero que os puedo asegurar que es más que saludable, al igual que datos de baja en aquellas publicaciones y servicios en los cuales ya no estemos interesados; esto nos evitara tener que pasar los primeros minutos del día borrando e-mails de nuestras bandejas de entrada.
Y como última recomendación, no abuséis de los acuses de recibo: muchos de ellos son «innecesarios»; además hay que tener en cuenta que aunque todos lo hayamos dicho alguna vez, no es verdad que los emails no lleguen: llegan. Otra cosa es que no los leamos, que “pasemos” de ellos o que, como alguna vez ocurre, se nos cuelen en la carpeta de correo electrónico no deseado, aunque esto último es cada vez menos frecuente.
Estos pequeños trucos os ayudarán a mantener en «orden» vuestras bandejas de entrada, y pese a que conseguir que no se nos desborde alguna vez es complicado, espero que al menos logréis tenerla controlada.
