¿Cómo organizar mis cuentas de correo electrónico?

No voy a intentar convenceros ni comentar nada del correo electrónico ni de la importancia que tiene éste en nuestra vidas; tanto a nivel personal como profesional, el correo electrónico se ha convertido en un “compañero” inseparable de nuestras vidas, de nuestro trabajo, de nuestras relaciones… Pero ¿realmente lo gestionamos de la manera correcta?, ¿sabemos usarlo y sacarle el mayor partido?.

Si hiciéramos una encuesta, “todos” sabemos usar el correo electrónico, pero ¿sabemos gestionarlo?. Hoy os intentaré dar algún truquillo para hacerlo y para conseguir utilizar el correo de forma más eficiente.

Todos tenemos varias cuentas de correo, y si no es así os recomendaría que al menos tuvierais dos: la profesional y la particular; no queda muy bien que mezclemos los mensajes de nuestro jefe con las fotos del fin de semana en la nieve.

El problema de la “gestión” del correo electrónico se agrava cuando tenemos varias cuentas y encima hay que gestionarlas porque están en servidores diferentes con interfaces diferentes; esto hace que tengamos que conectarnos a “n” sitios para leer nuestro correo, que nunca tengamos los contactos sincronizados, y que perdamos más tiempo en gestionar el correo que en leerlo y contestarlo.

Para ello, y para ser más productivos, os recomiendo tener un único lector de cuentas de correo, que además os permita gestionar vuestra agenda y vuestros contactos; y dentro de los lectores de correo, si usáis Microsoft Office os recomendaría que utilicéis Outlook como gestor de correo.

Para mí, Outlook (en la actualidad si no el mejor, uno de los mejores programas de correo), permite tener varias cuentas dentro del mismo programa, pero a su vez permite que todas “chupen” de un solo almacén de contactos y que tengamos una agenda común.

Además si utilizamos Outlook 2007 o superiores podremos configurarlo también como nuestro lector RSS, con lo que sigue sumando puntos para ser el punto único de recepción de la información.

Como ya he comentado, Outlook se puede configurar para leer varias cuentas de correo; si trabajamos contra un servidor Exchange (servidor de correo de Microsoft), podemos tener varias cuentas configuradas en nuestro Outlook, y cuando lo arranquemos nos preguntará con cuál de ellas queremos trabajar.

Si trabajamos con correos que funcionen con los protocolos estándar de correo como POP3 e IMAP podemos configurar tantas cuentas como queramos en nuestro Outlook desde el mismo panel de cuentas de correo, y sincronizarlas todas a la vez o con la periodicidad que decidamos. Esto es válido para cuentas del tipo gmail o yahoo, o para cualquier servidor que utilice esta configuración, con la única salvedad de que, como es lógico, debemos de conocer los parámetros de conexión al mismo (nombre de los servidores entrantes y salientes, cuenta de correo y password).

Pero con Outlook todavía podemos llegar más lejos; si nuestras cuentas son de cualquiera de los correo gratuitos de Microsoft (hotmail-msn-live) podemos utilizar un Add-On que podemos descargar gratuitamente de la web de Microsoft y que se llama Outlook Connector: sólo dándole la cuenta de correo y la password del buzón nos permite acceder a ellas de manera sencilla.

Con estos tres “pequeños” trucos podremos tener el correo desde un punto único, usar la agenda y lo que es mejor, poder tener el correo en offline, ya que con Outlook no es necesario estar permanentemente conectado sino que podemos leer nuestros correos una vez estén descargados en nuestros PC, gestionarlos (moviéndolos a carpetas que luego se replicarán con nuestros servidores de correo), borrarlos, contestarlos o crear nuevos correos, y cuando volvamos a tener conexión con Internet nuestro correo se sincronizará con el/los servidor/es que lo tengamos configurado y pondrá todas nuestra cuentas al día.

Así mismo es importante que si vais a gestionar varias cuentas de correo electrónico tengáis una firma para cada una de ellas: posiblemente no querréis dar la misma información a las personas que escribáis desde vuestro correo personal que a las que lo hagáis desde el correo del trabajo. Así pues, si tenéis varias cuentas, debéis tener varias firmas y cuando desde Outlook decidáis con que cuenta queréis “escribir”, vuestro mail Outlook directamente os colocará la firma que hayáis seleccionado para ella.

En definitiva pues, si usáis un PC con Windows y Office no dejéis pasar la oportunidad de utilizar el Outlook como gestor de cuentas de correo; si usáis un Mac y Entourage también podéis hacerlo aunque con la limitación de que solamente podéis configurar un buzón Exchange, ya que en Macintosh no existe un panel de control como en PC para configurar las cuentas de correo.

Veréis que es sencillo, que acorta vuestro aprendizaje y en definitiva que con un único panel de control (el panel cuentas de correo) las configuraréis todas y que, por fin, solamente abriréis un programa para leerlas sin preocuparos de los cambios que el proveedor pudiera hacer en el interface.

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7 respuestas a ¿Cómo organizar mis cuentas de correo electrónico?

  1. Belen dijo:

    Yo ahora utilizo el Mozilla Thunderbird, y, de momento, me parece muy útil y amigable, no sé si con el tiempo encontraré algún tropiezo. Lo mejor es que es Software libre.. !

  2. Miguel dijo:

    Ya se que vengo 1 año tarde pero nunca he usado un gestor de cuentas porque cuando intenté la primera vez usar outlook borró todos mis correos del servidor y los bajó al pc (yo no los quería borrar del servidor, pero no sabía que hacía eso por defecto y pasó eso).
    Lo que quiero es preguntar de qué forma permite el gestor que ahorremos tiempo.
    Otro problema que he visto con frecuencia, cuando se envia un correo con outlook a veces tarda mucho tiempo en quedar enviado ¿eso se puede evitar o a qué se debe?
    Saludos.

    • ibolea dijo:

      Hola Miguel, lo primero decirte que no llegas un año tarde ni mucho menos, usar un gestor de correo es bueno en mi opinión en cualquier momento.

      Dos, en cuanto a lo que comentas de que se te borrador los Correos del servidor pues bien, eso depende del tipo de conexión que selecciones o mejor dicho del modo de recuperar los Correos de Internet. Entiendo que tienes un correo al que puedes conectarte mediante POP o IMAP para recibir los correos, si es así si lo configuras como POP3 normalmente siempre descargaras tus mails al ordenador sin dejar una copia en el servidor, cosa que hoy por hoy no es muy recomendable (aunque hay servidores que aunque recuperes los mails por POP3 los siguen dejando), para asegurarte de que tus correos continuaran estando en el servidor deberías de usar IMAP.

      Si el servidor es un Exchange Server (normalmente soluciones empresariales) o es una cuenta de correo de Microsoft (hotmail, live, msn), no vas a tener ningún problema ya que para el primer tipo de servidores, los Exchange, Outlook recupera los correos de manera nativa y para el segundo tipo existe el plug-in del que hablo en el post que te dará mayor funcionalidad.

      En cuanto a la velocidad pues la verdad es que no depende de usar un gestor o no, en el momento que tu envías un correo con un Outlook configurado con varias cuentas este deja el correo en la bandeja de salida de la cuenta principal y lo intenta enviar, si que es cierto que puede tardar un rato dependiendo del tamaño del mail y de la periodicidad con la que los buzones se conecten pero debes de tener en cuenta que una de las grandes ventajas de tener un gestor de correo es que tu puedes estar enviando “simultáneamente” correos desde todas las cuentas configuradas en él y el gestor los va enviando en función de la disponibilidad que tiene, puedes estar enviando un correo a una cuenta wanadoo y a la vez a una hotmail, saldrá primero el más pequeño.

      Así que te animo a que uses el gestor y a que si tienes dudas me continúes preguntando, gracias por el comentario.

      Un saludo, Isaac

  3. Albert dijo:

    Apreciado Isaac,

    Tengo una duda respeto el Outlook.

    Si gestiono 2 o más cuentas, al momento de recibir mensajes todos me llegan a la misma bandeja de entrada. ¿Como lo puedo hacer para crear otro grupo de carpetas personales (entrada, salida, borrador…), asó poder tener las 2 cuentas separadas?

    Gracias.

    Saludos,

    Albert

    • ibolea dijo:

      No hay problema, cada cuenta te llega a una bandeja de entrada diferente, y se crea toda la estructura de carpetas.

      Solamente se comparte la carpeta de “salida” donde quedan los mensajes hasta que salen de nuestros ordenadores…

      Espero que esto aclare tus dudas.

      Saludos y gracias por leerme, Isaac

  4. Pingback: ¿Cómo organizar mis cuentas de correo electrónico? | El blog de Isaac Bolea

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